Primeras actividades - Recolección de datos.

Después del analisis inicial 

Habiendo analizado nuestros talleres, tomando nota de que actividad o tarea realizada en pos de cumplimentar la producción, ahora nos toca comenzar a medir lo que hacemos. Cuando hablamos de medir nos referimos a crear nuestros primeros indicadores. Ahora bien, que significa indicadores? 

Indicadores

Los indicadores son solamente datos de cómo funciona nuestro taller, métricas tomadas de una parte de lo que hacemos cada un determinado tiempo.

Las métricas o datos deben volcarse en un registro o sea escribirlos, puede ser en un cuaderno, en una planilla de excel o en una base de datos más compleja. El tema es que recabemos toda la información y la mantengamos en el tiempo para poder analizarlas posteriormente.

Como ejemplo de indicadores de utilidad (porque hay muchos mas) les puedo enumerar los siguientes: 

• Productividad
• Calidad
• Rentabilidad
• Cumplimento
• Eficiencia

Muchos de los indicadores que se detallan mas arriba son relaciones entre dos valores, por ejemplo Productividad es una relación entre la cantidad de personal y la producción del taller, Eficiencia, es una relación inversa entre muchos indicadores y el producto de nuestros talleres. Es nuestra responsabilidad determinar qué indicador más se ajusta a nuestra necesidades y principalmente cuál de ellos le agrega valor a nuestra actividad. 

Recuerden el circulo de la virtuosidad en este punto estamos midiendo lo que ya veníamos haciendo. 

Resulta de vital importancia tomar datos al menos durante tres o cuatro meses antes de tomar una determinación sobre qué podemos mejorar, recuerden el circulo: Actuar.

NOTA: acá se describen ciertas características que deben tener los indicadores. Léanlo después cuando tengan mas masticado el tema para no agobiarse.

Los objetivos deben ser claros, precisos e inequívocos. Deben ser sencillos de interpretar, fácil de procesar, tanto por quien se encargue de esa tarea como por el equipo de trabajo, deben ser de fácil verificación, ya sea por datos o por la percepción del cliente o de los trabajadores del taller, por ultimo deben tener un propósito, o sea están pensados para buscar un fin.

Ahora bien los datos por mas que los tengamos en una hermosa base de datos si no los sabemos mostrar no van a aportar demasiado valor, por eso es momento de armar nuestro primer Tablero de control.

Tablero de control 

 Un tablero de control es una compilación de todos los indicadores que de modo gráfico se presentan ante toda la gente que trabaja en el taller. Pueden ser una hoja impresa en A3 que se pega a la vista del equipo y se reemplaza cada determinado tiempo, a eso se lo conoce como apertura.

A continuación les dejo un ejemplo de un tablero que podría estar en cualquiera de nuestros talleres:

Aquí lo que hicimos fue completar una lista con todas las ventas del taller durante un mes, hemos definido inicialmente plazos de entrega para los tres tipos de muebles que vendemos, es un ejemplo no?.

Como fabricantes nos comprometemos con nuestros clientes a entregar la producción en las fechas que entendemos podremos cumplir (ese valor es parte de un analisis que hicimos anteriormente que nos permite no perder clientes y no quedar mal por no poder cumplir los plazos) según lo detallado en el gráfico. 

Posteriormente compararemos lo que prometimos contra lo que cumplimos y analizaremos las causas de los desvíos que se presenten, de estar mal con el cumplimento de los plazos deberemos ver el porque y proponer una solución, de estar holgados entenderemos  que podemos prometer una fecha de entrega menor o bien tomar mas trabajo con el mismo personal.

Estos son los análisis que debemos hacer para después Actuar que es el último paso del circulo de Deming que habíamos mostrado.

Y bueno gente, hasta llegamos hoy, espero que se pongan a diseñar sus indicadores, que me hagan las consultas que les resulte de utilidad y si es posible empecemos a diagramar nuestros tableros.

Saludos a todes, Gastón.